Zoom.ai software meeting

Software per meeting fisici ed online in modo integrato, Zoom.ai

Zoom.ai permette di gestire in modo semplice, integrato e veloce ogni tipologia di riunione

Non capisco esattamente il motivo, ma pare che nell’ultimo periodo sia diventata prioritaria la necessità di gestire le riunioni anche da remoto e ciò ne consegue una particolare attenzione alla valutazione di questa attività.
Tutto ciò ha fatto emergere una serie di problemi ed una disorganizzazione galoppante.

Zoom.ai, come altri software meeting, propone diverse soluzioni per fissare in modo automatico i meeting aggiungendo importanti integrazioni ed informazioni.
E’ possibile pianificare automaticamente qualsiasi riunione, dalle chiamate 1: 1 alla videoconferenza e riunioni di gruppo e la prenotazione avviene con un click.

Mi è piaciuta la particolare attenzione del servizio nel soddisfare le esigenze dell’utente, la quale si tramuta in una user experience guidata ed inoltre i nuovi utenti hanno diritto ad una training call di 30 minuti per essere sicuri di ottenere il massimo.

È pensato per diverse aree funzionali, dal commerciale alle risorse umane, dagli utenti Google a quelli Microsoft, per la gestione in team e per i consulenti.

Features

Tool per programmare meeting o di calendari online ce ne sono veramente tanti.
Zoom.ai si differenzia con qualche chicca, quali ad esempio l’utilizzo dell’AI che ti permette di dialogare a tu per tu con il tuo assistente virtuale.

Inoltre questo servizio per fissare ogni tipologia di appuntamento ti dà la possibilità di rinominare il tuo assistente digitale. Io l’ho chiamata Marta e hai l’impressione di instaurare un vero e proprio dialogo perché:

  • E’ possibile impostare briefing giornalieri per non farti cogliere impreparato alle riunioni più importanti (come e dove riceverli puoi sceglierlo tu);
  • Ti aggiunge automaticamente il tempo di viaggio per le riunioni fuori sede, imposta il tempo di consegna per evitare prenotazioni dell’ultimo minuto e pianifica sempre nel giusto fuso orario;
  • Di base Zoom.ai ti presenta già diversi tipi di riunione pre-configurati, ma attivando l’AI puoi essere aiutato in questo arduo compito;
  • Sincronizzandosi con i tuoi calendari, dà disponibilità solo quando sei effettivamente libero ed invia promemoria automatici ai partecipanti;
  • Ti permette di impostare collegamenti rapidi ai dettagli dei candidati nel tuo processo di selezione e/o delle informazioni puntuali ed aggiuntive sul cliente (consigliata l’integrazione con il proprio CRM o ATS);
  • Semplifica le sessioni a pagamento (a partire dal piano Professional) e grazie al collegamento con Stripe ti permette di incassare la transazione immediatamente, funzionalità sicuramente apprezzata dai consulenti
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È possibile embeddare facilmente la programmazione di una riunione o di una call conoscitiva, giusto per non perdersi nessun utente e massimizzare le nostre metriche.

Come avrete potuto intuire e lo vediamo nel dettaglio nel paragrafo successivo, Zoom.ai si integra alla perfezione nel tuo workflow.

Una funzionalità che avrei apprezzato sarebbe stata la possibilità di combinare la disponibilità di più calendari e dare la possibilità di prenotare solo negli slot liberi di entrambi.

Integrazioni

Video Conferenze

L’integrazione con Hangouts Meet, Microsoft Teams e Zoom.us copre già la maggior parte degli utilizzatori, ma Zoom.ai va oltre integrando numerosi altri servizi quali lo storico Skype, GoToMeeting, etc.

Zoom.ai Videoconferenze

Immediato e veloce il collegamento, ti permette di dare un ampia scelta all’interlocutore.

Chat & Email & Support

Per svolgere ancora più rapidamente questa attività e per avere garanzia di non perdersi nessuna informazione rilevante hai la possibilità di impostare i reminders su Microsoft Teams, Slack, Gmail, SMS, Facebook Messenger, Freshdesk, Zendesk, Intercom, Jira etc.

Si inserisce quindi nella tua organizzazione ed abitudini, favorendo anche la centralità della gestione del cliente ed automatizzando la conoscenza e la vicinanza allo stesso.

Files & CRM & ATS

Come accennato precedentemente mentre programmi un meeting o un colloquio hai la possibilità di integrare utili informazioni sul cliente e sul candidato. Utilizzate, per queste tipologie di attività, servizi come Breezy HR, Zoho Recruit, Greenhouse, Hubspot, Salesforce?

Inoltre da Drive, Dropbox a Microsoft OneDrive risulta difficile non collaborare simultaneamente su file condivisi.

 

Zoom.ai Crm e Marketing

Sicurezza

Zoom.ai tiene molto alla sicurezza, infatti “In Zoom.ai, la tua privacy e sicurezza sono la nostra massima priorità. Lo dimostriamo con un approccio completo alla sicurezza e un alto livello di dettaglio in tutto il nostro prodotto.
Che tu sia un team di 5 o 5000 persone, la tua privacy è importante.”.

Per dettagli sulle funzionalità relative alla sicurezza, rimandiamo comunque alla piattaforma.

Prezzi

Il piano professionale gratuito per i primi 14 giorni (non è richiesta nessuna carta di credito).
Zoom.ai prezzi
La versione Basic è decisamente completa e con la particolarità di avere limitazioni temporali ampia, cosa che ho apprezzato in quanto hai la possibilità di valutare tutte le potenzialità di questo strumento per programmare ogni tipologia di appuntamento.


Zoom.ai prezzi piano basic
Come Funziona

È rivolto alle aziende moderne e/o le persone che considerano importante la gestione del tempo.

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Nonostante ci sia la voglia di ridurle al minimo, le riunioni sono essenziali per il business.
Zoom.ai promette di automatizzare il modo in cui le pianifichi, aiutandoti a recuperare fino a circa 15 ore al mese.

Hai a disposizione un hub in cui puoi:

  • gestire ed organizzare (o farti organizzare) tutte le tue esigenze di riunione;
  • avere un briefing delle attività in programma

Vi inserisco la dashboard con cui puoi anche ricavare facilmente le informazioni della riunione:

Zoom.ai Dashboard


Sottolineo che con il piano professionale o team, puoi creare tipi di riunioni personalizzati per adattarli al tuo flusso di lavoro.
I tipi di riunione sono funzionali e devono essere visti come modelli per i meeting pianificate frequentemente e spesso con gli stessi criteri.
Mi viene in mente la necessità di un reclutatore di creare tipi di riunioni per screening di chiamate, interviste tecniche, etc.

Ci sono due vie per programmare i meeting, è possibile inviare il link di pianificazione personale per fornire un’opzione di auto-prenotazione o eventualmente utilizzare Marta per inviare gli inviti:

programmare i meeting con zoom.ai

Oltre al nome dell’assistente, puoi modificare e settare tutte le impostazioni e preferenze dal caso. Puoi decidere se e quando ricevere i briefing e tenere sotto controllo e/o modificare rapidamente gli appuntamenti.

Abbiamo accennato la semplicità di aggiungere e/o rimuovere le integrazione. Facciamo il caso specifico che si ha la necessità di aggiungere Zoom.us.
Una volta nella dashboard di Zoom.ai il percorso è pressoché:
Integrazioni> Le mie integrazioni> Aggiungi> Videoconferenza dove si potrà aggiungere questa piattaforma video preferita al tuo account.

Faccio quindi un riepilogo delle funzionalità più vantaggiose:

  • Compilare in automatico il collegamento alla videoconferenza nelle riunioni prenotate;
  • Garantire che certe tipologie di meeting si svolgano entro intervalli di tempo specifici (ad es. Lunedì – venerdì, 14:00 – 18:00);
  • Aggiungere il tempo di buffer (es. 15 minuti) prima dell’inizio di una riunione e dopo la sua conclusione per evitare spiacevoli ritardi.

Qualora invece tu abbia numerosi meeting esterni o rivolti ai clienti programmati, i maggiori vantaggi sono:

  • Qualificare lead o candidati prima di incontrare le domande degli invitati;
  • Coinvolgere i visitatori web al culmine dell’interesse con la possibilità di incorporare questo calendario sul sito web;
  • Caricare e prenotare contemporaneamente alla riscossione dei pagamenti per gli appuntamenti di consulenza.
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