I migliori software per gestire calendario e prenotazioni online

L’importanza di pianificare il nostro tempo e come fare

Non c’è dubbio che l’uso della tecnologia ha trasformato il modo in cui viviamo e lavoriamo. Un’area in cui questo è particolarmente evidente è il modo in cui possiamo ottimizzare il tempo nel modo di pianificare gli appuntamenti e organizzare le riunioni, sia in presenza che online.

In ogni ambito professionale, sia fisico che da remoto, infatti vi è sempre bisogno di uno strumento per organizzare riunioni e appuntamenti, che possibilmente sia facile da usare e non ci complichi la vita (specie se chi lo utilizza è un nostro cliente che prenota un servizio sul nostro sito web!)

Effettivamente, oggi sono disponibili una serie di opzioni software che semplificano la gestione di tutti gli aspetti della pianificazione, dalla ricerca di un orario ottimale alla riunione, all’invio degli inviti o al monitoraggio delle presenze.

Molti di questi tool si caratterizzano per la loro specificità e le integrazioni, ad esempio: strumenti per pianificare incontri video, eventi, consulenze, corsi, ecc. hanno infatti integrazioni con altri servizi o ne offrono di propri all’interno del software stesso.

In questo articolo, proveremo a fare una panoramica sul perché usare il calendario e gli strumenti di pianificazione per massimizzare la produttività delle riunioni e soprattutto elencare i migliori tool sul mercato per caratteristiche e funzionalità.

Perché dovremmo utilizzare un uno strumento per calendario?

Il calendario e gli strumenti di pianificazione sono degli ottimi alleati per massimizzare la produttività delle riunioni. Ecco perché l’utilizzo ad uso professionale di un tool di questo tipo è uno strumento indispensabile per tenere traccia delle riunioni oppure per pianificare il lavoro da svolgere. Oltretutto ci troviamo già a dover fare i conti con tool come Google Calendar che si occupano di darci una panoramica dei nostri impegni.

Come si usa un software per gestire calendario appuntamenti? 

Il calendario e gli strumenti di pianificazione possono essere utilizzati per aumentare o migliorare l’efficienza organizzativa all’interno della tua attività di business (con colleghi, dipendenti, ecc.) o verso l’esterno (i clienti). Ecco alcuni suggerimenti:

• Assicuratevi che il calendario rifletta le esigenze della vostra azienda.

• Utilizzate gli strumenti di pianificazione per programmare le riunioni e accertatevi che tutti i partecipanti ricevano il materiale necessario o le informazioni prima degli incontri.

Quali sono i vantaggi di usare uno strumento per calendarizzare le mie riunioni e i miei appuntamenti? 

Ci sono molti vantaggi nell’utilizzo di uno strumento per aiutarti a pianificare riunioni e gli appuntamenti. Di seguito sono riportati tre dei vantaggi più importanti:

1. Potrai monitorare la tua disponibilità, vedendo quali orari sono bloccati sul tuo calendario, puoi facilmente determinare quando sei libero per una riunione o un appuntamento.

2. Sarai in grado di trovare più facilmente un momento utile per tutte le persone coinvolte nella riunione. Quando si dispone di uno strumento che sincronizza automaticamente i calendari di tutti, è facile trovare un orario adatto a tutti.

3. È meno probabile che ti dimentichi di un incontro, poiché di solito questi tool hanno strumenti di promemoria che ci avvisano prima di una riunione.

L’importanza di avere un meeting planner

Il meeting planner è quindi uno strumento online che consente di pianificare incontri in presenza o online e deve necessariamente essere un’applicazione semplice e intuitiva, che permette di gestire al meglio ogni tipo di appuntamento: riunioni, corsi, colloqui individuali ecc.

Con un meeting planner è infatti possibile:

• individuare date e orari compatibili per tutti i partecipanti;
• coordinare l’agenda dei partecipanti;
• creare un evento online con una pagina web dedicata;
• monitorare le risposte agli inviti;
• pubblicare o condividere l’agenda dell’evento

Di seguito, daremo un’occhiata ad alcuni degli strumenti di pianificazione delle riunioni più popolari e ne discuteremo i vantaggi, tenendo conto che oggigiorno un software per gestire tutte le fasi di creazione degli appuntamenti online è un must per qualsiasi azienda che abbia un team remoto o che debba pianificare appuntamenti con i clienti.

I software per gestire calendari più conosciuti

Appointy, Calendly, Acuity o Teamup sono tra i fornitori di software per appuntamenti online più popolari.

Ogni provider ha il proprio set di funzionalità e vantaggi. Appointy è l’opzione più conveniente ed è ottimo per le piccole imprese: offre un’ampia gamma di funzionalità, come la possibilità di accettare pagamenti, inviare promemoria automatici e tenere traccia degli appuntamenti coi clienti. Calendly è l’opzione più popolare ed è ideale per i team che devono programmare più appuntamenti contemporaneamente.

Vocus.io, Gmelius e Mixmax sono strumenti di pianificazione degli incontri che si utilizzano con Gmail.

I migliori software per gestire appuntamenti selezionati da noi:

Book like a Boss

Di Book like a Boss ne abbiamo già parlato in un nostro articolo di qualche anno fa (leggilo qui), quando è uscito come tool di creazione di landing page per la prenotazione di servizi.

Questo strumento è molto adatto ai proprietari di piccole imprese (ad esempio imprenditori, oppure consulenti e freelance) che vendono prodotti e servizi e programmano gli appuntamenti volendo una visuale da un’unica dashboard.

Di fatto, Book Like A Boss ti dà il potere di automatizzare la tua programmazione e vendere i tuoi servizi con pagine di prenotazione personalizzabili che rendono facile la prenotazione per i tuoi clienti, con l’aggiunta della tua immagine di copertina, la foto del profilo e la personalizzazione di font, colori, loghi, piè di pagina e testimonianze, FAQ, o incorporando video e foto.

Book like a Boss offre l’integrazione con Stripe, Paypal e Square per far pagare prenotazioni o accettare pagamenti anticipati. Inoltre, non trattiene una percentuale sulle prenotazioni, puoi tenere il 100% sulle tue vendite.

Altre integrazioni disponibili:

• Zapier
• Google Calendar
• Apple iCloud
• Microsoft Exchange
• Office365
• Outlook.com
• Zoom
• Google Meet
• WordPress
• MailChimp
• Google Analytics
• Facebook Pixel
• YouTube
• Google Tag Manager

Prezzo

Book like a Boss offre un pricing competitivo, che va dai 9 dollari al mese del piano base fino a 29 dollari al mese della versione premium. Sono inoltre previsti sconti per abbonamenti annuali pari al 15%.

Esiste anche una tariffa per aziende a 35 dollari al mese con la possibilità di usare fino a 3 utenze.

Ecco una lista delle principali caratteristiche del servizio premium (tariffa Latte):

• Promemoria SMS
• Domini personalizzati
• Incorporamenti pagine via codice html
• Prenotazioni di gruppo
• Eventi una tantum
• Eventi di più giorni
• Pagine di testo
• Prenotazioni multiple
• Prenotazioni di più giorni
• Possibilità di vendita servizi

3veta

3veta è un tool nato recentemente in Bulgaria, già molto completo nelle funzionalità di base, che ha riscosso ottime valutazioni sui siti specializzati e sugli store delle applicazioni.

Con 3veta puoi collegare i calendari del tuo team anche se i membri usano diversi sistemi (Apple, Google o Microsoft) così da gestire il tuo tempo in modo più efficiente e prendere il controllo degli impegni del tuo team.

Con 3veta puoi creare eventi prenotabili illimitati: demo con i clienti, incontri individuali o incontri settimanali con il tuo team, condividere la tua pagina di prenotazione e lasciare che le persone scelgano tra più eventi o servizi.

Inoltre, puoi davvero portare la tua comunicazione remota a un nuovo livello, partecipando alle videochiamate ovunque tu sia e da qualsiasi dispositivo. Puoi organizzare riunioni video (in Full HD con software interno, non di terze parti) coinvolgenti e interattive aggiungendo il tuo logo, senza limiti di tempo e fino a 100 partecipanti, creando stanze o facendo chiamate istantanee.

Invia la tua disponibilità con un click, consentendo di prenotare in modo facile e veloce condividendo la tua pagina di prenotazione con un collega, un cliente o un amico. Personalizza la tua pagina aggiungendo il tuo logo, i colori del tuo brand o inserendo immagini in JPG, PNG o GIF.

Puoi inoltre collegare il tuo account Stripe ed iniziare a ricevere pagamenti, consentendo ai tuoi clienti di pagare immediatamente con carta di credito in modo sicuro e senza lasciare la tua pagina. Ecco come:

• Inviando ai tuoi clienti un link di pagamento con importo una tantum o di abbonamento
• Inviando fatture automatiche per pagamenti istantanei
• Migliorando l’esperienza del cliente gestendo i rimborsi

Ecco qui una lista di alcune integrazioni disponibili in 3Veta (ce ne sono a disposizione circa 4000!):

• Trello
• Google Calendar
• Convertkit
• Quickbooks
• Zapier
• Salesforce
• Pipedrive
• Slack
• Hubspot
• Slack
• Gmail
• Google Sheets
• Dropbox
• WordPress
• Pabbly Connect
• Chrome Extension
• App mobile sia iOS che Android

Prezzo

3veta ha un pricing molto semplice, la versione Starter costa 15 dollari al mese (no white label, senza integrazioni e prevede una tariffazione al 5% sui pagamenti che ricevi) o la versione Pro a 25 dollari mese (white label, con le integrazioni disponibili e senza % di commissione). Sono previsti sconti su abbonamenti annuali pari al 30% circa.

Per organizzazioni più complesse esiste la possibilità di strutturare un piano tariffario ad hoc.

Cogsworth

Abbiamo trattato il tool Cogsworth in un articolo. Cogsworth è un sistema di prenotazione semplice ma potente che gestisce più calendari, il personale aziendale, sedi, uffici, team e fusi orari. Aggiungi al tuo profilo aziendale tutto il personale e le risorse che vuoi, poi imposta i loro orari di lavoro, le pause e i turni.

Con Cogsworth puoi ricavare informazioni dai tuoi clienti mentre prenotano, puoi fare loro domande specifiche e gestire le aspettative.

Inoltre, comunica con e-mail e SMS personalizzati creando notifiche e promemoria per ridurre i tempi di attesa.

Sincronizza a due vie tra i tuoi calendari Google, Apple o Outlook. Questo significa che non puoi mai essere prenotato due volte quando sei occupato. Tutti i tuoi appuntamenti vengono automaticamente aggiunti al tuo calendario o a quello del tuo staff.

Ecco alcune integrazioni di Cogsworth:

• Con Google Meet, Zoom, Microsoft Teams e Doxy.me puoi generare link unici per video riunioni o utilizzare una sala riunioni virtuale protetta.
• Con Zapier, webhooks e API integra il tuo sistema con Cogsworth, scambia informazioni e crea integrazioni personalizzate.
• Con PayPal e Stripe dai la possibilità ai tuoi clienti di pagare prima che gli appuntamenti siano programmati.
• Applicazione mobile per iOS e Android
• Estensione per Chrome

Prezzi

Cogsworth offre 4 piani tariffari:

• Free, con già varie funzionalità ma con limitazioni
• Solo, a 9 dollari mensili, illimitate prenotazioni
• Upstart, a 29 dollari mensili, con i servizi di pagamento integrati
• Power, a 69 dollari mensili con funzionalità avanzate

Vyte

Vyte è uno strumento di pianificazione intelligente all-in-one, che offre potenti funzioni per riuscire a risparmiare tempo e migliorare la produttività.

Con Vyte puoi:

• Realizzare una programmazione intelligente dei gruppi, creando eventi con più invitati, i quali potranno esprimere le loro preferenze e tu confermarli con un click.

• Creare una pagina di prenotazione: configura la tua landing page in pochi click, crea una pagina dove le persone possono prenotare una call e accedere con un semplice link.
• Vyte si integra senza problemi con altri tool di pianificazione mediante API.

La semplicità d’uso e l’integrazione fanno di Vyte uno dei tool più interessanti nel panorama calendario/pianificazione, infatti hai molte funzionalità:

• Basilari: sincronizzazione con Office 365 e Google Calendar, gestione del fuso orario, pagina di prenotazione appuntamenti personalizzata
• Avanzate: nascondere i partecipanti alla riunione o evitare i doppioni delle prenotazioni, aggiungere intervalli e tempi d’attesa fra le prenotazioni. Moduli white label personalizzati
• integrazioni: Zoom, Zapier, Skype, Maps, Slack, Webex, Frontapp, ecc.

1. Creare uno o più tipi di appuntamento definendo una URL, una configurazione e le tue disponibilità in base alle tue preferenze.
2. Definire i tipi di appuntamenti pubblici o privati, sarai in grado di impostare tipi di appuntamenti pubblici e privati ​​per mantenere il controllo sulle tue disponibilità.
3. Condividere la tua pagina di prenotazione che potrà trasformarsi in un hub che mostrerà i tipi di appuntamento pubblici.

In sintesi, per utilizzare Vyte devi solo:

Prezzi

Vyte ha un piano tariffario molto semplice:

• Free, gratuito con alcune limitazioni
• Pro a 10 dollari al mese (sconti per piani annuali) con tutte le funzioni avanzate
• Enterprise, personalizzato per organizzazioni più grandi

2meetup

2meetup è uno strumento molto semplice per pianificare i tuoi appuntamenti e riunioni che offre automazioni e diversi sistemi di promemoria: SMS, telefono o Messenger.

2meetup ti permette di fare:

• One to one, per pianificare incontri individuali con clienti e colleghi sia online che offline
• Webinar, quando è necessario aggiungere più invitati a una riunione
• Di gruppo, quando è necessario coordinare gli orari di più colleghi per fissare un appuntamento
• Round robin, quando è necessario distribuire equamente le richieste in arrivo tra i dipendenti dell’azienda

Possiamo iniziare subito a provare questo tool molto facile, inserendo la nostra mail e creando gli slot di giorni e orari disponibili per consentire ai nostri utenti di prenotare un appuntamento:

1- Imposta il tuo programma, indicando un orario preferito

2- Condividi un link alla tua pagina 2meetup su Instagram, sul sito web o semplicemente invialo a un tuo contatto

3- I clienti sceglieranno l’orario e fisseranno un appuntamento che verrà aggiunto al tuo calendario, sarà creata una stanza in Zoom e 2meetup gli manderà un SMS di promemoria

Integrazioni disponibili

• Zoom: creazione automatica di riunioni Zoom. I collegamenti vengono inviati a te e al cliente tramite e-mail in base al programma che hai impostato
• Google Calendar: quando si sceglie l’ora per una riunione, 2meetup controlla se ci sono eventi programmati per quel momento nel calendario di Google e sincronizza le nuove riunioni programmate
• Whatsapp: 2meetup invierà messaggi ai tuoi clienti con WhatsApp e ti ricorderà della riunione imminente
• Telegram-bot: 2meetup creerà un messaggio per invitare il cliente e mostrerà il programma dei prossimi incontri

Prezzi

2meetup ha tre piani tariffari:

• Base, a 5 dollari al mese
• Professional, 9 dollari al mese
• Vip, i costi sono calcolati sulle esigenze del cliente

Sono previsti sconti del 15% per acquisti trimestrali e del 25% acquistando i piani annualmente.

ACE Meetings

Ace Meetings è un tool che semplifica la tua pianificazione, infatti ti consente di gestire le tue riunioni e appuntamenti senza problemi: invia un link, cerca l’orario migliore per la riunione e prenota la call.

Caratteristiche

Ecco alcune delle caratteristiche principali di ACE Meetings:

• Integrazioni di calendario: sincronizza i tuoi calendari Google, Outlook, Office 365 o iCloud per evitare di ricevere doppie prenotazioni.
• Preferenze: controlla la tua disponibilità, aggiungi tempi di buffer tra le riunioni, imposta regole di riunione, limiti e orari preferiti.
• Design: Incorpora il tuo calendario, ottieni un dominio personalizzato o usa i modelli per dare uno stile al tuo calendario.
• Dettagli dell’incontro: tieni traccia della cronologia delle riunioni, utilizza moduli di prenotazione personalizzati e le opzioni di riprogrammazione.
• Notifiche: usa notifiche via e-mail o notifiche SMS per ricordare all’invitato la riunione.
• Gruppi: aggiungi più utenti al tuo calendario, gestisci i tuoi team e coinvolgi la persona giusta in ogni riunione.

Inoltre, usando semplicemente ACE meetings potrai attirare più contatti, convertirli in clienti ed espandere la tua attività, puoi guadagnare ACE Coins, dei crediti virtuali che ti consentono di aumentare le funzioni del tool.

Integrazioni

• Video: Google Meet e Zoom
• Calendario: Google Cal, iCal, Office 365, Outlook
• Zapier

Prezzi

ACE Meetings ha 4 piani tariffari:

• Free, gratuito
• Starter, 6 dollari al mese
• Growth, 9 dollari al mese
• Pro, 14 dollari al mese

Sono previsti sconti del 33% per sottoscrizioni annuali.

Fixatime

Fixatime è una soluzione di pianificazione delle riunioni creata per coloro che apprezzano il controllo e la flessibilità con semplicità e una migliore privacy.

Caratteristiche:

Programmazione di qualsiasi tipo di riunione:

• Riunioni individuali: trova e invia fasce orarie disponibili senza condividere l’intero calendario
• Riunioni di gruppo: organizza riunioni di gruppo in pochi clic condividendo con il gruppo la fascia oraria preferita.
• Sondaggi di gruppo: programma le riunioni di gruppo tenendo conto della disponibilità degli invitati con i sondaggi di gruppo.

Fuso orario e disponibilità

• Con il convertitore di fuso orario integrato, pianifica una riunione conveniente per tutti
• Controlla tutte le riunioni da tutti i tuoi calendari in diversi fusi orari
• Seleziona fino a 3 fusi orari preferiti per vedere come appaiono le tue riunioni per tutti i tuoi clienti in tutto il mondo
• Sincronizza fino a 6 calendari diversi, sia di Google che di Outlook, per avere il controllo totale di tutti i vostri eventi in un unico posto.
• Fixatime controlla la tua disponibilità su tutti i calendari collegati e garantisce l’assenza di sovrapposizioni.
• Suggerisci in modo proattivo le tue fasce orarie durante la programmazione di una riunione.
• Conosci sempre quanta parte del tuo tempo spetta all’altra persona.

Integrazioni

• Outlook e Google Calnedar
• Google Meet e Whereby

Privacy

Fixatime rispetta la tua privacy, per questo non memorizza mai i dati del tuo calendario e utilizza la crittografia durante il lavoro.

Prezzi

Fixatime offre 2 piani tariffari:

• mensile a 9 euro al mese
• lifetime a 39 euro una tantum

Google Calendar + Google Meet

Google Calendar è un servizio gratuito di pianificazione delle riunioni che consente agli utenti di creare eventi, condividerli con altri utenti e monitorare le presenze. Gli eventi possono essere creati in modo molto semplice tramite l’utilizzo di un calendario a schermo intero oppure direttamente dalla posta elettronica.

Inoltre, Google Calendar offre la possibilità di impostare avvisi sulla ricezione di nuovi inviti, sul completamento dell’agenda e sul cambiamento dello stato degli eventi.

Google Meet è un sistema di riunioni in tempo reale. Utilizzando il tuo browser, puoi condividere video, desktop e presentazioni con i tuoi colleghi o i clienti.

Vantaggi di utilizzare questi due strumenti gratuiti:

• Tieni traccia delle tue prenotazioni in Google Calendar
• Sincronizzazione automatica delle prenotazioni con Google Calendar
• I dettagli della tua prenotazione si aggiornano in tempo reale quando riprogrammi o cancelli
• Risparmia tempo sul trasferimento manuale delle prenotazioni a Google Calendar e dimenticati di creare manualmente i collegamenti alle riunioni
• Realizza collegamenti video di ottima qualità con molte funzioni accessorie

YouCanBook.me

YouCanBook.me è forse uno dei tool che più mi ha colpito per ricchezza di funzioni, semplicità d’uso e competitività di prezzo.

Gestisci la tua attività, impostando orari e disponibilità flessibili con un regolare programma settimanale o personalizzalo per avere controllo completo su quando vuoi programmare le riunioni.

Offri una durata fissa degli appuntamenti o dai ai clienti una scelta. Personalizza le email di conferma. Riduci la mancata presentazione con promemoria via e-mail e SMS.

Alcune delle funzioni principali:

• Modulo di prenotazione configurabile, con il controllo completo sulle domande del tuo modulo di prenotazione. Ottieni le informazioni di cui hai bisogno per ogni prenotazione.
• Prenotazioni multiple per slot, accetta più di una prenotazione per fascia oraria. Ottimo per riunioni di gruppo e webinar.
• Visualizza ed esporta le prenotazioni
• Visualizza i tuoi prossimi appuntamenti. Cancella, riprogramma e riprenota. Esporta i dati delle prenotazioni in csv per avere un report dettagliato.

Personalizza il tuo calendario eventi, impostando come gli eventi di prenotazione appaiono nel tuo calendario. Includi le informazioni inserite dai clienti al momento della prenotazione.

Invia email di follow-up dopo il tuo incontro per ringraziare i clienti e mostra la disponibilità dei tuoi team per le prenotazioni, da più sedi, tutto in un unico posto. Crea automaticamente link unici per Zoom, Google Meet e MS Teams per le riunioni programmate.

Altre funzionalità supplementari di YouCanBook.me:

• Pagina di prenotazione personalizzata. Integrazione con il tuo calendario Google o Microsoft
• Rilevazione automatica dei fusi orari dei tuoi clienti
• Notifiche, promemoria e SMS
• Conferme, promemoria e follow-up personalizzabili per te e i tuoi clienti.
• Imposta la disponibilità personalizzata, l’imbottitura tra gli appuntamenti e la durata dell’appuntamento.
• Integrazione perfetta con Zapier per utilizzare i dati delle tue prenotazioni con 1000 servizi.
• Progetta e crea la tua pagina di prenotazione per abbinare i tuoi colori e il tuo brand.

Prezzo

Youcanbook.me ha un pricing chiarissimo e molto competitivo:

• Free (forever), funzioni minime ma utili a sperimentare il servizio
• 10 dollari al mese per avere tutte le funzionalità complete (con sconti per abbonamenti annuli)

CalendarHero

CalendarHero è un tool ad uso professionale, di cui abbiamo già parlato in un articolo quando era in offerta lifetime, ormai scaduta, la sua particolarità è quella di poter pianificare riunioni e appuntamenti con l’aiuto dell’AI.

CalendarHero infatti ti aiuta ad automatizzare la pianificazione delle riunioni remote, così puoi saltare la frase: “quando sei libero?“.

Questo tool semplifica la prenotazione, l’organizzazione e il monitoraggio delle riunioni attraverso:

• Programmazione automatizzata
• Incontri personalizzati
• Impostazioni dell’orario smart (rileva automaticamente il fuso orario, imposta i buffer tra le riunioni e aggiungi un preavviso minimo prima che le riunioni possano essere prenotate con te)
• Briefing di incontro
• Promemoria automatici
• Calendari illimitati

Tutte queste funzioni ti permettono quindi di trovare un allineamento col tuo team nei processi di riunione a livello aziendale o di pianificazione interna istantanea e collaborazione senza un grande sforzo.

Promuovi la tua disponibilità in tempo reale e offri agli invitati un metodo di prenotazione automatica rapido, condividendo i collegamenti di pianificazione nelle e-mail e nei messaggi diretti.

CalendarHero si integra perfettamente con gli strumenti più utilizzati, così puoi combinare la tecnologia di pianificazione delle riunioni con app di lavoro popolari come Zoom, Slack, HubSpot, Microsoft Teams e Google Drive collaborando con gruppi, collaboratori esterni, team.

Ecco altre funzioni disponibili:

• Integrazioni con Zoom, Webex, Google, GoToMeeting e altri fornitori di video per aggiungere automaticamente i collegamenti alle conferenze alle riunioni.
• Promuovi il tuo brand in ogni punto di contatto aggiungendo un logo, una foto del profilo e messaggi personalizzati al flusso degli invitati.
• Incorpora il codice html delle riunioni in qualsiasi pagina web
• Integra Stripe per prenotare riunioni e riscuotere pagamenti dagli invitati
• Trova rapidamente le informazioni dal tuo CRM per registrare i dettagli della riunione e i partecipanti
• Aggiungilo a Slack, Microsoft Teams e altre app di chat per prenotare riunioni con il tuo assistente AI
• Aggiungilo a Gmail od Outlook per prenotare riunioni con il tuo assistente basato sull’intelligenza artificiale
• Collega CalendarHero al tuo cellulare per prenotare riunioni via SMS con il tuo assistente per riunioni AI
• Invita gruppi, team e individui alle riunioni tramite l’app di pianificazione

Prezzo

CalendarHero offre tre piani tariffari:

• Free, già con molte funzionalità disponibili
• Professional ad 8 dollari al mese
• Team a 12 dollari al mese

Setmore

Setmore è un tool molto chiaro e ben strutturato, che può aiutarti a prenotare più appuntamenti, raggiungere un pubblico più ampio e condividere ciò che sai fare meglio. Prenota gli appuntamenti e accedi alla tua agenda da desktop, mobile o tablet.

Puoi iniziare con la creazione e la personalizzazione della tua landing page di prenotazione online, mostrando i tuoi servizi, la tua disponibilità e le tue recensioni e ricevere pagamenti in pochi click:

• Personalizza la tua pagina di prenotazione con il tuo logo, i colori del tuo marchio e lo stream di Instagram per un’esperienza di prenotazione elegante e professionale.
• Accetta pagamenti online, dimentica la fatturazione e la registrazione di ogni transazione. Fatti pagare direttamente dalla tua pagina con le integrazioni di Square o Stripe.
• Aggiungi la tua pagina di prenotazione al tuo sito web, ai social media, alla firma delle e-mail e altro ancora.

Ci vogliono solo pochi secondi per fissare un appuntamento attraverso il calendario di Setmore:

• Usa i menu a tendina per aggiungere i dettagli della prenotazione (incluso il tipo di appuntamento, il cliente e il fornitore di servizi) e clicca per confermare. L’ospite e il membro dello staff ricevono un’email di conferma istantanea.
• Crea più calendari per il tuo personale sotto un unico account. Consenti ai membri del tuo team di controllare i loro orari e di avere una visione completa delle attività 24/7.
• Aggiungi i tuoi orari di lavoro e blocca i tempi in cui non sei disponibile. Mantieni i tuoi eventi professionali e personali allineati con le opzioni di sincronizzazione del calendario.

Setmore è compatibile con i maggiori CMS (WordPress, Squarespace, Shopify, Wix, Weebly, Joomla, Drupal) attraverso l’integrazione con widget per gli appuntamenti è tanto facile da implementare quanto da usare per i clienti. Tutto quello che devi fare è aggiungere il tuo snippet di codice generato automaticamente a una pagina di tua scelta.

Alcune delle integrazioni di Setmore:

• Facebook
• Instagram e Instagram booking
• Square, Stripe, Paypal
• Google Calendar e office 365 Calendar
• Zoom, Google Meet e Teleport
• Mailchimp, Mailerlite, Constant Contact
• Salesforce, Zoho CRM, Hubspot, Insightly, Freshsales
• Slack, Zendesk, Zapier, Xero
• Applicazione mobile per Android e iOS

Prezzo

Setmore ha tre fasce di prezzo:

• Free
• Pro, a 9 dollari al mese
• Premium, a 12 dollari al mese

Sono previsti sconti fino al 55% sul piano pro se pagato annualmente.

Superpeer

Superpeer è un tool semplicemente fantastico: semplice, intuitivo e con una interfaccia di elevata qualità nell’utilizzo, dedicato maggiormente alla programmazione e prenotazione di sessioni video live o registrate (one-to-one, webinar, eventi)

Superpeer è una piattaforma all-in-one che ti dà gli strumenti necessari per coinvolgere il tuo pubblico attraverso i video e connettersi in modo più diretto.

Il processo d’uso lato utente ti porta in pochissimi passaggi a prenotare la tua partecipazione con data e ora ad un evento live (ad esempio formazione o webinar) senza nemmeno accorgersene, tanto è facile.

Ecco in pochi punti i passaggi (lato admin) che si utilizzano per sfruttare al meglio Superpeer:

• Programmazione automatica, hai il controllo totale sulla tua disponibilità. Superpeer controlla il tuo calendario e accetta prenotazioni solo quando sei libero.
• Strumenti per gli iscritti: ottima gestione delle email degli iscritti che ti permette di tenere facilmente aggiornato il tuo pubblico ogni volta che viene annunciato un nuovo evento o contenuto.
• Opzioni di pagamento flessibili, fai pagare i tuoi contenuti nel modo che preferisci: abbonamenti mensili, pagamenti una tantum o anche gratis.

Prezzo

Ah, dimenticavo: Superpeer è gratis! 😉

Calendly

Calendly è un tool per programmare le riunioni in modo professionale ed efficiente, che ti fa risparmiare molto tempo eliminando le mail di proposta e conferma degli appuntamenti.

Calendly ti dà il controllo sulla programmazione del team con un processo standardizzato e scalabile. È sicuro, facile da gestire e si integra con gli strumenti preferiti del tuo team, in modo da poter far lavorare tutti nel modo più efficiente possibile.

Con Calendly, puoi offrire sessioni di pochi minuti o di poche ore, per un solo invitato o per un gruppo. Le assegnazioni automatiche di tipo round-robin, first-available o basate sulla geolocalizzazione ti permettono instradare le riunioni nel modo più efficace per i membri del tuo team.

Ecco come si utilizza in tre semplici passaggi:

1. Imposta delle regole e lascia che Calendly sappia le tue preferenze di disponibilità facendo il lavoro per te.
2. Condividi il link con i tuoi ospiti oppure incorporalo nel tuo sito web
3. Prenotazione effettuata, basta scegliere un orario e l’evento viene aggiunto al tuo calendario.

Le riunioni sono programmate senza conflitti di calendario, i promemoria vengono inviati automaticamente e la riprogrammazione è davvero semplicissima. Calendly ti permette di automatizzare promemoria e follow-up, mettendo il pilota automatico a tutto il tuo flusso di lavoro: dalle email di promemoria alle note di ringraziamento.

Calendly si integra con gli strumenti più utilizzati, per automatizzare e ottimizzare gli aspetti delle tue relazioni con i clienti, ad esempio:

• Paypal e Stripe
• Salesforce e Hubspot
• Slack
• Office 365
• Google Meet e Calendar
• WordPress, Wix, Squarespace

Servizi come Calendly, Tidycal o Zcal si somigliano molto nel look di back end e nelle funzionalità, anche se Calendly ha funzionalità più avanzate.

Prezzo

Calendly ha 4 piani tariffari che partono dal basic gratuito fino ad arrivare al teams che costa 20 dollari al mese. Sono previsti sconti del 20% per abbonamenti annuali.

Motion

Motion è un tool che si differenzia dai classici software di prenotazione e pianificazione degli appuntamenti poiché combina le funzioni del calendario con la to-do list attraverso l’intelligenza artificiale.

Infatti, il calendario intelligente di Motion registra le tue riunioni, i tuoi compiti, la tua lista di cose da fare, le tue attività e crea un programma perfetto e ottimizzato per portare a termine queste attività‍ ed essere maggiormente produttivo.

Motion assegna le priorità e aggiunge le attività al tuo calendario per completarle prima delle scadenze.

Imposta il tuo orario di lavoro e Motion calcolerà le tue attività settimanali, le riunioni e l’orario di lavoro totale, poi crea un programma personalizzato per farlo, senza lavorare un minuto in più. Motion ti avviserà se è non è possibile completare tutte le tue attività entro la scadenza.

Ecco come farlo funzionare in pochi passaggi:

• Apri il tuo calendario da una qualsiasi finestra del browser.
• Combina i tuoi calendari Gmail e Outlook in un’unica vista e vedi contemporaneamente i tuoi calendari personali e di lavoro.
• Sincronizza riunioni e attività su tutti i tuoi calendari e riordina il tuo calendario unendo gli stessi eventi da più calendari in uno solo.

Motion crea una pagina di prenotazione della riunione personalizzata e un collegamento che mostra la tua disponibilità. Condividilo per pianificare facilmente le riunioni con gli altri. La tua pagina di prenotazione mostrerà i tuoi orari di riunione preferiti, così potrai prenotare più riunioni consecutive.

Puoi creare un modello per le chiamate dei clienti, uno per quelle degli investitori ed un altro per i lead. Personalizza ogni modello con una durata di riunione specifica ed un programma personalizzato.

Prezzo

Motion offre un doppio piano tariffario, che premia l’abbonamento annuale:

• Tariffa Pro a 34 dollari mensili (19 dollari se acquistato annualmente)
• Team a 20 dollari al mese (per utente), con una riduzione a 12 dollari se annuale‍

La valutazione di Toolperstartup

Come sempre, la mia valutazione si baserà su alcuni punti di analisi:

• Semplicità d’uso lato admin
• Usabilità da parte dell’utente
• Strumenti a disposizione e integrazioni di terze parti
• Pricing e costi di commissione
• Strumenti di analisi e monitoraggio

And the winner is…

Non esiste in questa classifica un tool migliore degli altri, tutto dipende dall’utilizzo che ne dobbiamo fare: creare incontri in video o fare webinar, prenotare servizi presso un locale fisico o migliorare l’organizzazione delle riunioni aziendali.

Poi, un criterio importante è se vogliamo semplicità d’uso o siamo disposti a ricercare maggior complessità a fronte di caratteristiche e funzioni più avanzate.

Uno dei tool più solidi e completi è sicuramente Book like a Boss, che ha cominciato alcuni anni fa ed ha saputo ritagliarsi una fetta di mercato per la sua chiarezza di utilizzo (adatto a negozi, servizi via web o anche riunioni). L’esperienza d’uso e l’interfaccia sono migliorabili, il prezzo è nella media.

Poi, senza dubbio consiglierei 3veta, tool giovanissimo ma completo e con aggiornamenti costanti da parte del suo gruppo sviluppatori e grandi potenzialità. Straordinario il set di integrazioni offerto. Prezzo molto interessante, il piano pro non supera i 20 dollari al mese ed è esente da commissioni nei pagamenti ricevuti!

Molto interessante e già affermato da anni anche Cogsworth, sebbene pecchi un po’ nella complessità di passaggi durante la fase di impostazione del calendario, è certamente un tool completo e ben strutturato. Prezzi nella media, a parte il piano power un po’ elevato.

Uno nota speciale per Vyte, tool interessantissimo per semplicità e prezzo, che offre la possibilità di realizzare personalizzazioni e offre un set ricco di integrazioni.

Una speciale menzione è dedicata a Superpeer, tool gratuito e semplicissimo nell’uso sia lato admin che utente finale e tuttavia estremamente completo e professionale.

Abbiamo già detto della particolarità di CalendarHero che si integra l’aiuto dell’intelligenza artificiale per la pianificazione, anche se l’apprendimento di alcune impostazioni è un po’ complicato. Prezzi medio-bassi.

Molto interessante Setmore, tool solido e chiaro nell’utilizzo, con tante funzioni disponibili (calendario, team, pagine) e soprattutto con le principali integrazioni di terze parti (Paypal, Stripe, WordPress, Zoom, ecc.) ad un prezzo davvero contenuto (entro i 10 dollari al mese per il piano Pro, con un piano annuale).

Una nota anche per Calendly, che ha un buon set di integrazioni di base ma necessita di aggiornamenti, poiché al momento non si differenzia molto da altri tool simili nel genere. Prezzo medio-basso.