OpenProject è un tool open source completo in grado di offrire tutte le funzionalità per la gestione di team e progetti in maniera efficace.
Oggi ospito Dario Carotenuto, un amico e esperto di gestione progetti, project management, tecniche lean e di sicurezza informatica, che approfondisce tutti questi temi sul suo blog.
Openproject si colloca nella categoria dei software di project management con tutte le carte in regola per facilitare il lavoro sia nel contesto di piccole attività che nel caso di progetti complessi sviluppati da aziende più grandi.
Adatto alle startup, per flussi di lavoro agili, presenta molte caratteristiche interessanti:
- interfaccia estremamente semplice e pulita;
- licenza GNU GPL v.3 con codice presente su github;
- reportistica dinamica e personalizzabile (generazione di GANTT, budget report, ..);
- gestione di utenti/gruppi/ruoli per calibrare i criteri di accesso a seconda delle mansioni di ciascun partecipante;
- flussi di lavoro personalizzabili;
- estendibile con moduli plug-in aggiuntivi;
- notifiche email configurabili per essere aggiornati su tutto ciò che interessa dello sviluppo del progetto.
Caratteristiche
- pianificazione collaborativa del progetto
- report dinamici ed adattativi delle tempistiche
- supporto alla metodologia Agile/Scrum
- gestione documenti
- controllo dei costi del progetto
- gestione dei meeting
- gestione forum e notizie
- sistema di documentazione in stile Wiki
- tracciamento dello stato d’avanzamento delle attività.
Funzionalità
Collaborative Project Planning
Pianificare un progetto con le timeline condivise è semplice: è possibile creare con pochi click un diagramma temporale, visualizzarlo, modificarlo e tener traccia facilmente dello stato d’avanzamento di ciascun membro del team in modo intuitivo ed immediato.
Definizione delle attività
In OpenProject la visualizzazione temporale del progetto vista in precedenza si realizza automaticamente sulla base della definizione degli obiettivi di progetto e delle attività da compiere per raggiungerli: il tutto va descritto ed elencato nella sezione raggiungibile dal menu della Macro-Attività (Workpackages nell’interfaccia inglese).
Le attività possono avere delle relazioni di precedenza, composizione in sotto attività, dipendenze sul completamento o sulla data d’innesco, e così via. Con un clic sul titolo di ciascuna attività è possibile effettuare la modifica e l’aggiornamento di tutte queste proprietà così come delle assegnazioni dei compiti tra i membri del team.
Metodo Agile e definizione degli Sprint
Per l’esecuzione delle attività è possibile ricorrere al flusso operativo agile attraverso la definizione di Sprint successivi. Sulle tabelle degli Sprint è possibile agire spostando con semplici trascinamenti (drag-and-drop) delle tesserine tra le classiche colonne di stato: nuovo, in esecuzione, chiuso, in carico e rifiutato. Il modulo di Backlog è configurabile ampiamente e consente di aggiungere stati, rinominarli e cambiare le condizioni di chiusura di un’attività indicando gli stati idonei (ad esempio in questo caso “Closed” e “Rejected”).
Alla gestione degli Sprint è abbinato anche il grafico Burn-down che mostra la stima dello sforzo residuo da compiere e la sua variazione nel tempo.
Calendario attività
Sprint e attività sono tutte assegnabili a scadenze che sono riportate automaticamente nel modulo Calendario.
Seguire le attività in tempo reale
È possibile seguire la sequenza delle attività, filtrando anche per tipologia in base a ciò che interessa (raggiungimento obiettivi, aggiornamento documenti o anche riunioni o redazione bilanci), generando un semplice link che il proprio browser importerà come una semplice iscrizione ad una fonte di notizie Atom.
OpenProject consente anche di diramare semplici notizie entrando nel modulo Notizie e scrivendo un contenuto che verrà inviato automaticamente via email ai membri del team.
Gestione e verifica dei bilanci: modulo budget
Oltre ai moduli Forum e Wiki, è interessante la funzionalità di gestione delle risorse e dei budget: il modulo dei costi aggiunge la possibilità di monitorare i costi di vario genere, dalle attrezzature al personale, e stilare una reportistica per verificare spese e rendimenti.
Conclusioni
Non ho esaurito le migliaia di possibilità offerte da OpenProject, un tool davvero potente e versatile che ben si adatta anche alle modalità di lavoro di team startup che adottano metodologie standard o di tipo agile per lo sviluppo della propria idea di business.
In più il tool è open source e con poco sforzo si può installare su una macchina e condividere in rete per l’accesso del proprio team di lavoro, oltre al servizio di cloud hosting offerto dalla casa madre.
Naturalmente è un approccio molto diverso da software più immediati per la gestione dei progetti, come può essere Monday.