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Airtable è il tool che ti permette di semplificare l’organizzazione e la gestione di qualsiasi cosa con il tuo team.
In un mondo pieno di tool e app rigide e molto specifiche, Airtable cambia l’approccio permettendoti di creare il tuo software personalizzato per organizzare qualsiasi cosa tu desideri, dalla lista dei tuoi prodotti alla ricerca dell’ufficio perfetto, alla lista dei tuoi clienti. Infatti Airtable è stato creato con l’idea che non dovesse essere il software a dirti come lavorare ma il contrario.
L’ambizione è quella di rendere gli utenti capaci di costruire da soli i tool di cui hanno bisogno una sorta di software gestionale fatto in casa senza utilizzare codice
Che cos’è Airtable? Cosa si può fare con Airtable?
Airtable rende ciò possibile dandoti la possibilità di creare il tuo database online gratis e di adattarlo alle tue necessità con un’interfaccia semplice simile a un foglio di calcolo (che così già conosci) e ti permette di gestire qualsiasi campo di contenuto: allegati, testi brevi o lunghi, note, checkbox, link a record in altre tabelle e molto altro.
Airtable è uno strumento di database relazionale che è anche uno strumento di collaborazione online. Prima di considerarlo noioso o difficile a causa della parola database, sappiate che è facile da usare ed estremamente versatile. Si può usare per gestire il lavoro, tenere traccia e organizzare gli inventari, pianificare un evento o un piano editoriale. La logica che lo guida è diversa dai sistemi classici a cui siamo abituati perché è un’applicazione che chiunque può imparare a usare, con un linguaggio semplice, schemi di colori amichevoli e icone comprensibili. È anche straordinariamente personalizzabile.
Airtable è un sistema online in cui un gruppo di collaboratori può archiviare, condividere e modificare in modo collaborativo le informazioni. Le informazioni possono essere idee, inventari, compiti o altro. Tutto questo può apparire a prima vista vago, ma è difficile descrivere correttamente l’applicazione senza fare esempi o paragoni.
Probabilmente sapete già che potete inserire informazioni in un foglio di calcolo online, come Google Sheets, e invitare le persone a visualizzarlo o modificarlo insieme a voi. Il foglio potrebbe contenere informazioni molto semplici, come un elenco di nomi e indirizzi. Oppure potrebbe essere piuttosto elaborato, come un sistema di contabilità finanziaria che si collega ad altri fogli e così via.
Airtable ha molto in comune con i fogli di calcolo collaborativi online, tranne che per due importanti differenze:
- Airtable consente di gestire basi di dati piuttosto che fogli e, senza entrare nei dettagli su come i fogli di calcolo differiscono dai database, diciamo solo che i questi ultimi sono più complessi.
- Airtable è molto più facile da usare, quindi non è necessario essere esperti di Excel per padroneggiare i dati e i flussi.
Airtable è quindi un sistema online per creare e modificare banche dati tra un gruppo di persone. Un database non è altro che un insieme di dati raggruppati.
Ad esempio, si potrebbe usare Airtable per gestire una redazione online, come l’aggiornamento degli articoli di un sito web. Si potrebbe iniziare creando un database che elenchi tutti gli articoli del sito che devono essere aggiornati. I record del database devono contenere campi per il nome dell’articolo, l’URL, l’autore originale, la data di pubblicazione, la scadenza per l’aggiornamento e così via. Poi, si possono invitare redattori e scrittori nel database per assegnare loro il lavoro e magari spuntare una casella di controllo in ogni record del database per indicare quando hanno finito di aggiornare un articolo.
Airtable offre anche un’ampia galleria di template per semplificare il tuo lavoro e che possono fornire ulteriori idee su come utilizzarlo. Per esempio, ci sono modelli chiamati Social Media Calendar, Wedding Planning, Non profit Grant Tracker, Employee Onboarding, Bug Tracker, Product Launch e molti altri.
Come funziona Airtable
Airtable ha applicazioni per macOS, Windows, iPhone, iPad e Android. Il servizio funziona anche sul web. Per registrare un account bastano un indirizzo e-mail e una password.
Una volta creato un account, si può iniziare a utilizzare airtable creando spazi di lavoro e costruendo database. Gli spazi di lavoro o workspace sono il luogo in cui si inseriscono questi dati; ad esempio, si può creare uno spazio per i diversi team dell’organizzazione o uno spazio per i progetti di lavoro e uno spazio per i progetti personali.
Per creare un elenco con i tuoi dati, si può partire da un modello, costruire un database da zero o importare dati da un altro luogo. È necessario un file CSV se si intende caricare qualcosa, ma un’altra opzione per i database di piccole dimensioni è quella di copiare e incollare il contenuto in una finestra fornita da Airtable.
La possibilità di creare e salvare visualizzazioni personalizzate in Airtable è un’altra caratteristica fondamentale, che supporta ulteriormente la collaborazione. Airtable offre un’ampia gamma di strumenti per filtrare e ordinare ciò che si vede in qualsiasi momento. Oltre alla classica vista Griglia, in cui i dati appaiono quasi come una tabella, altre opzioni sono Calendario, Galleria e Kanban.
La terminologia semplice e l’uso dell’iconografia rendono facile la navigazione in Airtable e la personalizzazione delle viste dei tuoi dati. Anche se non si ha una conoscenza approfondita dell’uso dei fogli di calcolo, Airtable è comunque molto accessibile. Invece di scrivere formule usando il linguaggio complesso di Excel, il processo è più semplice: in Airtable tutto è più immediato.
I record del database Airtable
I record in Airtable si espandono con un click per mostrare tutti i dettagli senza che sia necessario ricaricare la pagina o aprire una nuova finestra. Una volta espanso un record, è possibile aggiungere ulteriori dettagli, modificarlo e così via.
Ad esempio, in una base di dati dell’inventario delle attrezzature per fare video (telecamera, cavalletto, microfono), la vista a griglia consente di consultare facilmente un elenco di tutte le attrezzature possedute e altri valori importanti che si desidera visualizzare a colpo d’occhio ma espandendo un singolo record, è possibile visualizzare tutti i dettagli relativi a quel pezzo di attrezzatura, come ad esempio la ricevuta di acquisto, il link alle informazioni sulla garanzia, su chi lo sta gestendo in questo momento, gli interventi di manutenzione e così via.
Per caricare allegati, immagini o documenti, è possibile trascinarli sul record.
Collaborare in Airtable
La collaborazione è una parte fondamentale di Airtable, ma lo è anche limitare chi può apportare modifiche al database. Quando si invitano altre persone, l’utente, nel ruolo di Proprietario/Creatore, può assegnare loro uno dei quattro livelli di autorizzazione.
- Proprietario/Creatore. Chiunque abbia il ruolo di Proprietario/Creatore ha pieno accesso al database, compresa la possibilità di modificare i livelli di autorizzazione degli altri e di cancellare il tutto.
- Editor. Le persone con accesso al livello Editor possono aggiungere, cancellare e modificare i record, commentare i record e aggiungere, cancellare e modificare le viste. Inoltre, possono accedere all’intero database.
- Commentatore, ovvero chi può accedere e visualizzare l’intero database ma può solo commentare i record. Non può apportare altre modifiche.
- Sola lettura. Chiunque abbia questo livello di autorizzazione può solo visualizzare il database e i record, ma non può apportare modifiche o aggiungere commenti.
Facciamo un esempio di come si potrebbe collaborare in Airtable: supponiamo di avere un banca dati per l’assegnazione e il monitoraggio del lavoro. Si potrebbe creare una colonna con il tipo di campo “Collaboratore” e quindi assegnare uno qualsiasi dei collaboratori all’attività. Puoi creare una tabella con tutti i nomi delle persone a cui è possibile assegnare questo tipo di lavoro. In questo modo, quando si deve assegnare un lavoro, l’elenco delle possibilità è subito disponibile.
Automazioni e markeplace delle app
Due funzioni che ci sono piaciute di più di Airtable sono le Automazioni e il marketplace delle app.
Le automazioni consentono di scrivere semplici condizioni “se questo, allora quello”, che attivano automaticamente delle azioni. Ad esempio, “Se qualcuno crea un nuovo record in questa base, allora invia un messaggio a quel canale Slack”.
Un’altra novità è il Marketplace delle applicazioni. Le applicazioni sono delle funzionalità come plug-in che si possono aggiungere al proprio account Airtable, come per esempio i diagrammi Gantt. Altri esempi sono una tabella pivot, un widget per il monitoraggio del tempo e un’applicazione per l’anteprima degli URL. Alcune applicazioni sono piuttosto ambiziose, come quella chiamata Page Designer, che consente di prendere i campi di un record e di inserirli in una pagina per creare un prodotto finito dal design accattivante.
Airtable per utilizzo personale
Quando si tratta di gestire attività personali, come tenere traccia di tutti i dischi in vinile che possedete, di come li classificate, di quale anno sono stati registrati e così via, potete certamente usare Airtable. Per questo tipo di utilizzo, un account gratuito è spesso sufficiente.
Coloro che sono appssionati spesso utilizzano un’app per la gestione dei loro dati specifica per la loro collezione. Il motivo è che in genere queste app dispongono già di informazioni rilevanti all’interno della base di dati Ad esempio, è possibile recuperare tutte le informazioni disponibili su una bottiglia di vino utilizzando uno scanner di codici a barre. Si possono aggiungere dettagli personali, come il luogo in cui si conserva l’oggetto o quando lo si è acquistato, ma i dati di base sono già presenti.
Il punto è che in Airtable si può gestire qualsiasi tipo di collezione personale, il vantaggio è che puoi progettare il database esattamente come vuoi. Quindi, se si preferisce la praticità, è meglio trovare un’applicazione che supporti la propria collezione. Se invece volete avere molto controllo, Airtable è un ottimo strumento.
Integrazioni
Airtable può connettersi con un gran numero di servizi online, come Asana, Box, Google Drive, Basecamp, SMS Salesforce, Zendesk, Github, Trello e persino Instagram (per tracciare per esempio l’attività del proprio account).
Se un servizio di cui avete bisogno non è supportato, potete provare a collegarlo tramite Make o altri tool di automazione tra applicazioni. In caso contrario, è possibile contattare l’azienda per accedere alle sue API.
Le funzionalità in breve di Airtable
Per ogni piattaforma
Disponibile online o come app per Windows, macOS, iOS e Android.
Campi unici per i tuoi contenuti
I campi di Airtable sono in grado di gestire qualsiasi contenuto, anche i codici a barre.
Scegli e personalizza la tua vista preferita
Abbandona la rigidità della sola griglia, filtri potenti, ordinamento e raggruppamento dei record ti danno la possibilità di organizzare i contenuti come meglio credi. Scegli le visuali migliori e salvale per una visione successiva.
Griglia
Calendario
Gallery
Contenuto correlato in modo intelligente
Saluta l’inserimento dati duplicato, bastano pochi click per collegare record tra le tabelle e creare relazioni fra i contenuti.
Integrazione con le tue app preferite
Airtable funziona con gli strumenti che utilizzi già, puoi collegarlo a centinaia di servizi o accedere in modo programmato ai tuoi contenuti grazie alle API. Guarda tutte le integrazioni possibili.
Airtable nel corso dei mesi è riuscito a catalizzare l’attenzione di moltissimi utenti ma anche di software house che hanno creato moltissime applicazioni specifiche per migliorare Airtable, tra cui il celebre Softr, l’applicazione per creare il front end dei tuoi progetti creati in Airtable.
I template di Airtable
La galleria dei template di Airtable è una raccolta di modelli ufficiali – che vanno dai calendari dei contenuti ai tracker dei progetti fino ai modelli di ricerca degli utenti – progettati per aiutare i team e i collaboratori a raggiungere i loro obiettivi utilizzando i modelli preimpostati.
Come utilizzare i template in Airtable
- Vai alla gallery dei template.
- Cerca e seleziona il modello preferito.
- Fai clic su “Use template”.
- Seleziona l’area di lavoro preferita, quindi fai clic su Add base.
- “Ripulisci” il template dai dati predefiniti selezionando la base dalla tua homepage e cliccando su Restart from scratch nell’angolo in basso a destra.
- Produzione di contenuti
- Creatività
- Pianificazione di eventi
- Vita quotidiana
- Gruppi, club e hobby
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- Lavoro a distanza
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- Sviluppo di software
- Startup
- Venture capital
Quanto costa Airtable
Airtable ha quattro tipi di piani: Free, Pro, Plus e Enterprise. L’azienda offre sconti su questi piani per le organizzazioni non profit e per l’istruzione.
Con un piano Airtable gratuito, si ottengono database illimitati e non ci sono limiti al numero di persone da invitare come collaboratori. Tuttavia, c’è un limite di 1.200 record per database e si ottengono 2 GB di spazio di archiviazione per database, che è abbastanza generoso se non si gestiscono allegati pesanti. Inoltre, si è limitati a 2 settimane di cronologia delle revisioni e delle istantanee e a 100 automazioni al mese.
L’account Plus è il livello di servizio successivo. Costa 12 dollari al mese per persona o 120 dollari all’anno per persona. È possibile avere tutti i database e i collaboratori di cui si ha bisogno e il numero di record per database aumenta a 5.000. Lo spazio di archiviazione aumenta a 5 GB per database. Lo spazio di archiviazione aumenta a 5 GB per database e si ottengono 6 mesi di cronologia delle revisioni e delle istantanee. Inoltre, avrete a disposizione 5.000 esecuzioni di automazione al mese.
L’account Pro costa 24 dollari al mese per persona o 240 dollari all’anno per persona. Con questo livello di servizio, il numero di record per database sale a 50.000 e si ottengono 20 GB di spazio per database. Si ottiene un anno di cronologia delle revisioni e delle istantanee e 50.000 esecuzioni di automazione al mese. Il servizio comprende anche assistenza prioritaria, moduli personalizzati, viste personali e alcune altre funzioni avanzate.
L’ultimo è l’account Enterprise, per il quale è necessario contattare l’azienda per un preventivo. Questo livello di servizio espande semplicemente la maggior parte dei limiti dell’account Pro e aggiunge controlli amministrativi.
L’opinione di Toolperstartup su Airtable
Airtable è forse lo strumento di gestione dei database più intuitivo che esista che ti permette di creare praticamente qualsiasi tipo di applicazione, anche un CRM per la tua azienda. Il bello è che ognuno di noi avrà prima o poi bisogno di un database e Airtable riesce a offrire qualsiasi tipo di soluzione sia per i neofiti che lo utilizzano per raccogliere la collezione dei dischi in vinile, che per le aziende che vogliono crearsi un vero e proprio gestionale.
Grazie ai template e ai tutorial, la capacità di utilizzo di Airtable è progressiva e la collaborazione con i colleghi è immediata. Tieni in considerazione il costo perché, naturalmente, per attività complesse, questo sale, ma siamo certi che troverai questo strumenti utile allo sviluppo e la gestione di moltissime attività per la tua startup o la tua azienda
Non possiamo quindi che consigliare Airtable a tutti, ma proprio tutti coloro che voglio tenere ordinato il proprio flusso di lavoro, siano essi freelance o imprenditori.
