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Trello è il task manager visuale, gratuito e flessibile per organizzare qualsiasi cosa con chiunque
Dimentica email prolisse, fogli di calcolo obsoleti, appunti chilometrici e software complessi per gestire i tuoi progetti. Trello ti permette di vedere tutto ciò che riguarda il tuo progetto in una sola occhiata, semplificando la gestione dei progetti attraverso un’interfaccia visuale intuitiva.
Trello è il tool di project management formato da board che non sono nient’altro che liste di card utilizzate da un team o da te soltanto. Puoi spostare con drag and drop le card tra le liste per monitorare gli stati di avanzamento delle attività e puoi aggiungere quanti membri del team vuoi, assegnandoli a una o più card. Puoi riordinare le liste come preferisci: Trello si adatta al tuo flusso di lavoro, al tuo progetto e al tuo team.
Se sei un fan della semplicità, Trello è la soluzione di gestione dei progetti più facile da utilizzare ed è anche quella che possiamo usare tutti i giorni. La sua interfaccia di gestione delle attività in stile Kanban, intuitiva e familiare con il drag-and-drop, aiuta tutti i membri del team a visualizzare l’avanzamento del progetto. È semplicissimo da usare e ha un eccellente piano gratuito, ma manca di funzionalità più avanzate e potrebbe risultare troppo limitante per progetti complessi che richiedono una pianificazione del progetto articolata.
Trello: i pregi e i difetti
| Funzione | A chi serve | Utilità pratica | Quando conviene usarla |
|---|---|---|---|
| Bacheche Kanban | Team di progetto e project manager | Visualizzare il flusso di lavoro e monitorare lo stato di avanzamento | Per progetti con fasi sequenziali e attività da spostare tra stati |
| Liste personalizzabili | Tutti i membri del team | Organizzare attività per fase, priorità o categoria | Quando serve strutturare il lavoro in modo flessibile |
| Schede con dettagli | Collaboratori e responsabili di task | Centralizzare informazioni, allegati e commenti su ogni attività | Per gestire attività complesse con più dettagli operativi |
| Assegnazione membri | Project manager e team leader | Distribuire il carico di lavoro e chiarire le responsabilità | Quando più persone lavorano sullo stesso progetto |
| Etichette colorate | Team che gestiscono priorità multiple | Identificare rapidamente tipologia o urgenza delle attività | Per progetti con molte attività da categorizzare visivamente |
| Scadenze e promemoria | Tutti i membri coinvolti nel progetto | Assicurare il rispetto delle milestone e delle tempistiche | Per progetti con deadline stringenti o fasi temporali definite |
| Automazioni (Butler) | Team che ripetono processi standard | Semplificare azioni ricorrenti e ridurre il lavoro manuale | Quando ci sono flussi di lavoro ripetitivi da ottimizzare |
| Integrazioni esterne | Team che usano più strumenti digitali | Collegare Trello ad altri software per centralizzare la gestione | Per sincronizzare dati tra piattaforme diverse |
Per quanto ci piaccia Trello, non è privo di inconvenienti. In questa sezione esploriamo le nostre qualità preferite e meno preferite di questo strumento di gestione dei progetti.
I pregi
Facile da usare
L’usabilità di Trello è uno dei motivi principali per cui è nella nostra lista dei migliori strumenti di gestione dei progetti. È molto intuitivo e rappresenta un’ottima soluzione per i team più piccoli che cercano una soluzione semplice per semplificare la pianificazione. Anche gli utenti non tecnici possono navigare nella piattaforma senza alcun problema: è familiare e semplice, ma abbastanza potente da ottimizzare i processi di gestione dei progetti. Dall’avvio di un nuovo progetto all’inserimento di nuovi membri del team, tutto è semplice e richiede solo pochi click. Poiché la semplicità è alla base di Trello, la curva di apprendimento è praticamente inesistente. Puoi iscriverti subito e gestire il tuo prossimo progetto in meno di cinque minuti.
Automazioni dei flussi di lavoro
Nonostante la sua semplicità, gli strumenti di automazione di Trello sono generosi e altrettanto facili da configurare. Butler, il bot di automazione di Trello, rende l’impostazione di trigger basati su regole e azioni desiderate più facile che mai. Tutto ciò che devi fare è rispondere ad alcune domande e Butler configura tutto per te.
Dai comandi per le scadenze, allo spostamento delle schede da una colonna all’altra, fino alle notifiche ai membri del team, offre quanto basta per aiutarti a risparmiare tempo e a fare di più senza preoccuparti delle attività amministrative. Utilizziamo molto i pulsanti personalizzati. Quello che usiamo di più sposta automaticamente una scheda da un elenco all’altro e la assegna a un nuovo membro del team dopo che l’azione è stata completata. Non dobbiamo mai preoccuparci di ricordarci di assegnare una card al collaboratore successivo e questa è una soluzione che evita rallentamenti nel flusso di lavoro.
Funzionalità estese di Trello
Uno dei motivi principali per cui i team – noi compresi – amano Trello è la sua semplicità. È facile da usare e non ha praticamente nessuna curva di apprendimento. Ma ci sono numerose funzionalità che puoi utilizzare per estendere le capacità della piattaforma. Dalle automazioni di Butler ai Power-Up e alle integrazioni, Trello offre la giusta quantità di potenza senza sacrificare la sua fama di tool semplice. Con i Power-Up puoi integrare gli strumenti che già utilizzi, come Slack, Google Drive, Zoom e Microsoft Teams, nei tuoi flussi di lavoro di Trello per creare automazioni che integrino tutti i tuoi strumenti. All’interno di Trello troverai i Power-Up per la gestione dei file, la comunicazione, l’analisi e la reportistica e molto altro ancora. Queste funzionalità aiutano a portare una board Trello di base a un livello superiore, migliorando la collaborazione nel team.
Potente applicazione mobile
La maggior parte delle soluzioni per la gestione dei progetti è dotata di una versione dell’app per dispositivi mobili, ma quella di Trello è tra le preferite. Con questa app puoi fare praticamente tutto ciò che puoi fare sulla versione desktop, riducendo la gestione dei progetti a pochi tap.
È facilmente accessibile per te e per tutto il tuo team senza costi aggiuntivi, in modo che tutti possano rimanere aggiornati anche se non hanno accesso al computer o quando sono in mobilità. Questo assicura che ogni membro del team possa monitorare l’avanzamento del progetto in tempo reale.
La collaborazione tra team in Trello
La collaborazione tra i team è il cuore della gestione dei progetti e Trello non manca di offrire questa funzionalità. Trello è dotato di un’ampia gamma di strumenti di collaborazione, tra cui commenti, condivisione di documenti, @menzioni dei compagni di team e notifiche.
Gli admin possono assegnare i membri del team alle schede appropriate in modo che gli utenti sappiano sempre cosa c’è in agenda. Inoltre, gli utenti possono commentare le schede, taggarsi a vicenda e mantenere le conversazioni centralizzate per ogni attività in modo che tutto rimanga in un unico posto. Ogni utente può configurare le notifiche via e-mail, desktop e push per personalizzare l’esperienza in base alle proprie preferenze.
Trello si integra anche con Slack, rendendo la comunicazione e la collaborazione tra team più facile che mai. Grazie all’integrazione, puoi incollare i link di Trello in Slack e vedere statistiche importanti, come gli assegnatari, le descrizioni dei compiti e i commenti recenti senza mai lasciare l’app. Puoi anche allegare le conversazioni di Slack direttamente alle schede di Trello e modificare le date di scadenza e invitare gli utenti alle schede o ai pannelli direttamente in Slack. Questo migliora significativamente il lavoro di squadra e la gestione delle attività.
Grande rapporto qualità-prezzo
Mentre alcuni strumenti di gestione dei progetti costano molto e non danno risultati, Trello ha l’approccio opposto: è conveniente ma offre un ottimo rapporto qualità-prezzo. Anche se non hai un budget, c’è un piano gratuito per sempre che prevede schede ed elenchi illimitati e fino a dieci lavagne per team. Quindi, puoi invitare tutto il tuo team e usarlo gratuitamente, a patto che tu abbia meno di dieci schede. Molte aziende scelgono il piano gratuito perché è più che sufficiente. Ma se hai bisogno di fare un upgrade, i piani a pagamento partono da soli 5 dollari per utente e includono spazio di archiviazione illimitato, campi personalizzati e liste di controllo avanzate. In poche parole, avrai un sacco di valore a prescindere dal piano che sceglierai.
Gli aspetti negativi
Viste limitate del progetto
A parte Kanban, le altre visualizzazioni dei progetti di Trello sono limitate rispetto ad altri strumenti di gestione dei progetti presenti sul mercato allo stesso livello di prezzo. I piani gratuito e entry-level sono particolarmente limitati: Kanban è l’unica vista disponibile. Funziona bene per progetti piccoli e lineari che non hanno molte sezioni da gestire. Ma i progetti più grandi, con membri del team che necessitano di una visione più dettagliata, diventeranno difficili da gestire con la vista Kanban. Se passi al piano Premium (10 dollari al mese per utente) o superiore, puoi usufruire delle viste dashboard, timeline, workspace table, calendar e map con un maggiore controllo sul layout visivo di ogni progetto, board e esperienza utente. Questo è particolarmente importante per progetti complessi che richiedono una pianificazione del progetto più articolata.
Nessun report integrato
Trello non è dotato di reportistica e analisi integrate. I project manager non possono quindi utilizzare questo software per vedere l’andamento del proprio team o per ottenere informazioni utili sui progetti a un livello superiore. Puoi aggiungere strumenti di reportistica utilizzando un Trello Power-Up, ma non è proprio come avere uno strumento di gestione dei progetti con report integrati. Questo può rappresentare una limitazione per chi ha bisogno di monitorare costantemente le performance del progetto.
Non è ideale per progetti complessi
Anche in questo caso, Trello è un’ottima opzione per i progetti semplici. Ma se il tuo team ha esigenze avanzate, Trello potrebbe non fare al caso tuo. Non puoi collegare le attività alle sotto-attività e vedere una visione olistica di come un’attività in ritardo avrà un impatto sulle altre in coda. Per qualcosa di avanzato come la gestione agile dei progetti per gli sviluppatori di software, o per gestire progetti complessi con diverse fasi e dipendenze, Trello probabilmente non è la scelta migliore. In questi casi, software di gestione dei progetti più strutturati potrebbero essere più adatti per assicurare il successo del progetto.
Trello è semplice nella superficie ma le card hanno all’interno tutto ciò che ti serve: puoi postare commenti per una risposta immediata, fare upload di file dal tuo computer, da Google Drive, da Dropbox, da Box e da OneDrive. Puoi aggiungere checklist, etichette, scadenze e altro ancora. Le notifiche faranno in modo che tu non ti perda niente, permettendoti di monitorare costantemente lo stato di avanzamento del progetto.
Prezzi di Trello
Piano free
Come già detto, Trello è uno degli strumenti di gestione dei progetti più convenienti attualmente sul mercato. Esiste anche un piano gratuito per l’utilizzo di base. Tuttavia, le opzioni a pagamento offrono un enorme valore per i team di tutte le dimensioni.
Il piano gratuito è ottimo per l’uso personale e per piccoli progetti secondari. Offre un numero illimitato di schede, elenchi illimitati e 10 MB per ogni file allegato. Questo pacchetto supporta solo fino a dieci schede per team, ma di solito è più che sufficiente per l’uso personale.
Inoltre, avrai a disposizione un numero illimitato di Power-Up per ogni scheda. Questo significa che puoi provare Trello fino in fondo o anche rimanere sul piano gratuito se la tua attività è abbastanza piccola.
Sorprendentemente, il piano gratuito supporta l’automazione. La maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti non offre funzionalità automatizzate a livello gratuito, quindi è bello vedere che Trello lo fa. Puoi eseguire fino a 250 comandi al mese, il che aiuta a semplificare il flusso di lavoro anche senza investimenti.
Rispetto alle alternative presenti sul mercato, il piano gratuito di Trello è probabilmente il migliore. Ma è un po’ limitante al di là dell’uso personale. Per un uso aziendale e per team più numerosi di poche persone, dovrai sicuramente passare a un pacchetto a pagamento.
Puoi provare gratuitamente uno dei pacchetti a pagamento di Trello con una prova di 14 giorni. Vale anche la pena di notare che Trello offre sconti per le istituzioni educative e le organizzazioni no-profit. Quindi, se rientri in una di queste categorie, contatta Trello per ottenere prezzi scontati personalizzati.
Trello Standard
Trello Standard è il livello di prezzo base a pagamento della piattaforma. È l’offerta più popolare di questo fornitore. Con una tariffa di 5 dollari al mese per utente, è un’ottima scelta per i team di tutte le dimensioni che vogliono semplificare la gestione dei progetti senza spendere cifre eccessive.
Guarda il confronto fra Asana e Trello
Domande frequenti
Trello è adatto per gestire progetti complessi?
Trello è ideale per progetti semplici e lineari grazie alla sua interfaccia intuitiva in stile Kanban. Tuttavia, per progetti complessi con diverse fasi, dipendenze tra attività e necessità di pianificazione articolata, potrebbe risultare limitante. Non permette di collegare attività a sotto-attività o di visualizzare l’impatto di ritardi su altre attività in coda, quindi per esigenze avanzate come la gestione agile potrebbero essere più adatti software di project management più strutturati.
Quali strumenti di collaborazione offre Trello per il lavoro in team?
Trello offre numerosi strumenti per migliorare la collaborazione nel team: commenti sulle card, condivisione di documenti, @menzioni dei colleghi, notifiche personalizzabili via email, desktop e push, e assegnazione dei membri alle schede. Si integra anche con Slack per facilitare la comunicazione, permettendo di vedere statistiche importanti, allegare conversazioni e modificare scadenze direttamente dall’app di messaggistica.
Quanto costa Trello e qual è il piano migliore per iniziare?
Trello offre un piano gratuito molto generoso con schede ed elenchi illimitati, fino a 10 board per team e 250 comandi di automazione al mese. È perfetto per uso personale e piccoli progetti. Per team più grandi, il piano Standard costa 5 dollari al mese per utente e include board illimitate, spazio di archiviazione illimitato e funzionalità avanzate. È disponibile una prova gratuita di 14 giorni per i piani a pagamento.
Trello ha funzionalità di automazione?
Sì, Trello offre potenti strumenti di automazione attraverso Butler, il suo bot integrato. Anche il piano gratuito include 250 comandi di automazione al mese. Butler permette di configurare facilmente trigger basati su regole e azioni automatiche come lo spostamento di card tra liste, l’assegnazione automatica ai membri del team, notifiche per scadenze e pulsanti personalizzati, aiutando a risparmiare tempo sulle attività amministrative.
Quali sono i principali limiti di Trello?
I principali limiti di Trello includono: viste del progetto limitate nei piani base (solo Kanban, mentre timeline, calendar e altre viste richiedono il piano Premium da 10 dollari per utente), assenza di reportistica e analisi integrate (disponibili solo tramite Power-Up esterni), e funzionalità limitate per progetti complessi con dipendenze multiple tra attività. Inoltre, non è ideale per metodologie avanzate come la gestione agile di progetti software complessi.
