Rendi automatici i processi online con Make (ex Integromat) – edizione 2023

Integromat (da un po’ di tempo rinominato Make) è il tool che collega qualsiasi app o servizio per rendere automatici praticamente tutti i tuoi processi.

A prima vista Make può sembrare un clone di altri tool di automazione. A differenza di questi popolari servizi di automation, Make non solo integra direttamente i servizi online più famosi, ma grazie ai moduli HTTP/SOAP e JSON, ed è capace di collegare qualsiasi servizio web senza utilizzare codice. Risulta quindi un’alternativa a IFTTT molto più performante, più completa e spesso anche più configurabile.

Andiamo a vedere le caratteristiche di questo splendido e utilissimo software molto facile da usare.

Che cos’è oggi Make?

Il team di Make proviene da un’azienda specializzata in integrazione di servizi. Da quella esperienza il passaggio a Make è stato naturale, nel 2012 è iniziato la progettazione della piattaforma di automazione che ha visto la sua uscita sul mercato nel 2016.

Make è un’azienda ceca che crea flussi di dati efficienti per semplificare, ottimizzare e integrare i processi aziendali. E tutto questo senza utilizzare codice. Cosa ci può venire in mente grazie a tutto questo? Il modo più semplice per capirlo è con un esempio:

I clienti ricevono e-mail contenenti informazioni importanti e file allegati sul progetto in corso. Invece di aprire manualmente l’e-mail, leggerla, scaricare gli allegati, aprire il sistema CRM e caricare sia il contenuto dell’e-mail che i file, Make fa tutto automaticamente: colleghiamo il programma di posta elettronica al sistema CRM, selezioniamo un trigger, ad esempio quando compare la parola progetto, e le informazioni vengono scambiate automaticamente tra le applicazioni e caricate nel posto giusto.

Quello che sembra un piccolo passo ha in realtà un grande impatto: Numerosi processi di questo tipo, piccoli ma anche più grandi e complessi, si svolgono ogni giorno sempre più spesso e costano tempo, anche se solo pochi secondi o minuti. Con la loro automazione, queste attività vengono completamente eliminate. Ciò significa: più tempo per attività che creano valore, per la comunicazione con i clienti, per le vendite, per la gestione dei progetti, per lo sviluppo… per tutto ciò che sembra più importante.

Tutto questo è possibile con Make.com perché supporta centinaia di applicazioni cloud, come ActiveCampaign, Outlook, GSuite, Asana, Plutio, WordPress, Dropbox, Facebook o LinkedIn.

La sfida era ambiziosa: lanciare un tool di automazione semplice da utilizzare che garantisse l’integrazione con praticamente tutti i servizi presenti sul mercato.

L’altra sfida di Integromat era unire una semplicità d’uso (cioè senza obbligare gli utenti a utilizzare codice) a funzionalità evolute e complesse.

Nel corso degli anni Make si è evoluto, ha resistito alle molte altre alternative che si affacciavano sul mercato (a proposito, abbiamo fatto un bel post con i migliori tool di automation).

Come funziona Make?

Lo strumento di automazione Integromat (vi ricordo che si chiamava così) è un’applicazione iPaaS, acronimo di Integration Platform as a Service. Offre una piattaforma facile da usare con un’interfaccia visiva sulla quale le integrazioni di diverse applicazioni possono essere mappate facilmente e senza codice.

Il tutto funziona tramite API. Cosa sono le API, cioè le interfacce di programmazione? Lo spieghiamo in dettaglio in questo post del blog. In parole povere, le API consentono a software e strumenti diversi di comunicare tra loro e di scambiare dati e informazioni. Ma non preoccupatevi, Make ha semplificato queste API e le ha mappate nell’interfaccia semplice tramite “moduli”, piccole icone che rappresentano diverse applicazioni e fasi del processo. Il processo che viene quindi “costruito” in Make ha solitamente questo aspetto:

Viene impostato un trigger, detto anche innesco. Nell’esempio precedente: un’e-mail, ad esempio in Outlook, con la parola chiave “progetto”. Make scansiona la corrispondente applicazione di Outlook a intervalli di tempo ricorrenti alla ricerca proprio di questo trigger.

Se viene riconosciuto, inizia il processo: l’e-mail viene letta e suddivisa in dati del cliente, contenuto dell’e-mail e file allegati. Quindi si attinge al sistema CRM, ad esempio Hubspot. Questo viene ricercato per i clienti interessati e il contenuto dell’e-mail e gli allegati vengono memorizzati.

Si tratta di un processo molto semplice e breve. Naturalmente, tali flussi di lavoro sono possibili anche per processi molto più complessi e in più fasi. Questo processo, che Make chiama “Scenario”, funziona 24 ore su 24 una volta acceso e si avvia non appena viene rilevato il trigger.

Quali termini devi conoscere?

Make è uno strumento di automazione che utilizza alcuni termini che ricorrono spesso e che all’inizio possono creare confusione. Ma non preoccupatevi, non c’è nulla di complicato dietro a questi termini.

• Scenario: Come detto sopra, questo è il termine per un intero processo che viene mappato in Make.
• Innesco: Il trigger di questo processo, che è predefinito.
• Moduli: Una fase, un’applicazione, dispositivi o servizi del processo (scenario) che inviano e ricevono dati e informazioni.
• Router: Un router separa il processo in percorsi diversi. Con un filtro a monte, il processo passa attraverso percorsi diversi, a seconda dei requisiti.
• Iteratore: Un modulo iteratore scompone un gruppo di elementi in parti più piccole. Ad esempio, una tabella con molte colonne viene suddivisa da questo modulo in singole colonne, che possono essere utilizzate per ulteriori elaborazioni.

A chi è rivolto Make

Make semplifica il lavoro di tutti, manager, freelance, startupper, oppure se hai bisogno di automatizzare alcune task quotidiane. Alcuni esempi:

• Social Media. Vuoi fare backup o salvare le foto in cui sei taggato da un particolare utente? Oppure pubblicare i tuoi tweet su Facebook o Google+?
• Project Management. Crea progetti, annotazioni e notifiche in modo automatico, elimina gli errori che possono presentarsi durante il processo.
• Store online. Rendi automatico il tuo shop online, Make si occuperà di fare tutto il lavoro ripetitivo al posto tuo.
• Supporto ai clienti. Comunicazioni automatiche con i tuoi clienti, oppure tra il servizio di customer care e l’area sviluppo.

Guarda qui alcune applicazioni possibili di Make.

Funzionalità generali di Make

Funzionalità generali di integromat

Make è una piattaforma di automazione multi-canalizzazione. Oltre alle funzionalità di automazione base, ci sono molte funzionalità avanzate disponibili. Ad esempio, puoi creare processi automatizzati completi che si adattano a più app per esempio per fare lead generation. È possibile utilizzare Make anche per creare chatbot, che ti consentiranno di gestire l’interazione con i tuoi clienti 24/7, fornendo informazioni su prodotti e servizi e rispondendo a domande comuni. Puoi anche creare moduli web personalizzati o scrivere informazioni da una fonte a un’altra.

Utilizzando Make, puoi automatizzare il tuo lavoro per risparmiare tempo ed aumentare la produttività in modo significativo.

Visualizzazione perfetta di quello che fai

Grazie all’interfaccia di Make puoi visualizzare in tempo reale come la tua automazione sta lavorando e come i dati attraversano il tuo processo.

Scegli dove iniziare

Hai bisogno di processare i tuoi dati prima di attivare un’automazione? Nessun problema, Make ti permette di scegliere il momento da cui iniziare.

Le funzioni, come le conosci già

Qualche volta potrai avere bisogno di fare la somma di alcuni valori, oppure spostare una data di qualche giorno. Make ha disponibili le funzioni più utilizzate: testo, numeri, date e liste.

Informazioni dettagliate

Quando stai eseguendo un processo, tutte le operazioni sono tracciate, questo ti permette di vedere cosa e quando viene processato. Se invece vuoi che Make non detenga alcun dato, ti basterà spegnere la funzione.

Collega qualsiasi cosa

Con Make puoi fare chiamate a qualsiasi URL. Insieme al supporto integrato per autorizzazioni OAuth 2 e JSON, hai il potere di comunicare con un numero impressionante di API. Tutto senza scrivere una sola linea di codice.

Inoltre si integra nativamente con oltre 1.000 applicazioni tra cui Airtable, Monday, social e tantissimi tool di produttività.

Percorsi

La funzione percorsi ti permette di duplicare i dati processati e dividere le tue automazioni in più tragitti. In aggiunta puoi filtrare i dati per ogni percorso separatamente.

Aggregatori e separatori

Gli aggregatori e i separatori sono moduli speciali che consentono di dividere i dati in parti in modo da poterli processare separatamente. Per esempio se ricevi una email con molti allegati, puoi gestire ogni allegato separatamente. Con gli aggregatori puoi unire dati in un singolo insieme. Per esempio utilizzando il modulo “archivio” puoi creare un archivio zip dei file presenti in una cartella e inviarlo via email.

Gestione degli errori

Uno dei problemi maggiori dei tool di automazione è la gestione degli errori: ogni volta che qualcosa va storto, non si riesce a capire dove sia nato il problema e come risolverlo.

Make permette di interagire con le eccezioni che possono accadere ai tuoi processi di automazione, attraverso filtri e logiche custom.

Durante l’esecuzione del processo, se accade un errore, hai la possibilità di inserire comandi speciali o istruzioni e specificare come e se continuare il processo.

Quanto costa Make?

Il prezzo di Make si basa sulle singole esigenze ed è molto flessibile:

La versione gratuita ha già molto da offrire ed è ideale per iniziare. Sono incluse 1000 “operazioni”, cioè singole fasi del processo, e non c’è limite al numero di applicazioni. Tradotto, significa che si può fare molta strada. Il vostro processo complesso di 15 fasi può essere automatizzato e quindi ottimizzato.

Indipendentemente dal pacchetto scelto, se si raggiunge il limite, è possibile aggiungere altre 10.000 fasi di processo in qualsiasi momento al costo di $9.

Quali sono i vantaggi di Make?

Possiamo riassumere i principali vantaggi della piattaforma Make:

• Modularità – L’interfaccia di Make è caratterizzata da un processo drag-and-drop che si assembla in modo intuitivo. La modifica dei processi in un secondo momento non è quindi un problema.
• DSGVO – GDPR Make è un’azienda europea che attribuisce grande importanza alla sicurezza e alla protezione dei dati.
• Possibilità infinite – avete innumerevoli possibilità tecniche per formattare i dati e mappare processi aziendali complessi vedrai che una volta inizito la fantasia e la creatività ti faranno immaginare e poi mettere in pratica attività prima inimmaginabili.
• Memorizzazione dei dati – è possibile memorizzare e riutilizzare i risultati e i dati per ulteriori processi.

Vantaggi per gli utilizzatori:

• Il gran numero di applicazioni supportate rende Make interessante per quasi tutte le aziende di qualsiasi settore e dimensione.
• Risparmio di tempo: Come menzionato nel piccolo esempio precedente, l’applicazione iPaaS si occupa di piccole perdite di tempo in tutti i settori. Amministrazione, vendite, marketing, contabilità… si possono risparmiare alcuni minuti ovunque. E questo è già molto.
• Aumento della produttività: Questo risparmio di tempo si traduce anche in minori interruzioni del proprio lavoro e in più tempo da dedicare alle attività che creano valore. In questo modo, la produttività può aumentare in tutta l’azienda.
• Sicurezza: In quanto azienda ceca, Make è soggetta al Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati e quindi è conforme alla protezione dei dati.

Esempi di automazioni con Make

Pubblica contenuti da Airtable sui social media.

I calendari dei contenuti ti aiutano a vedere la tua strategia di marketing da una prospettiva diversa, sei in grado di allineare i contenuti dei social e dell’email marketing con i tuoi post. L’utilizzo di un calendario dei contenuti per le piatatforme social media può consentirti di identificare i contenuti di successo e di includerli nella tua strategia pubblicitaria a pagamento.

Oltre a consentire agli utenti di creare fogli di calcolo interattivi, la flessibilità di Airtable ne consente l’utilizzo in un’ampia gamma di situazioni di content marketing. Tuttavia, Airtable non si integra direttamente con i canali dei tuoi social per la pubblicazione, a parte con Hootsuite, per cui gli utenti devono spostare manualmente i contenuti da Airtable ai social.

In questo scenario, non appena si aggiorna un record di Airtable, viene creato un nuovo post per la piattaforma di selezionata. Il post sarà quindi contrassegnato come pubblicato.

Utilizza questo template per pubblicare automaticamente i nuovi record da Airtable ai social media.

Migliora la tua strategia sui social media raccogliendo dati e insights

Una componente chiave dell’analisi dei social media è la raccolta dei dati e l’analisi dei risultati, al fine di ottenere approfondimenti che possono essere utilizzati per ottimizzare la strategia di marketing. È necessario specificare i propri obiettivi per determinare le metriche da monitorare e le modalità di misurazione del successo.

Con Google Analytics è possibile determinare facilmente quali sono le piattaforme di social media che portano il traffico più mirato al tuo sito web, oltre a capire come questi visitatori interagiscono con il tuo sito.

Utilizza questo template per aggiungere automaticamente una riga ai tuoi fogli Google per le informazioni sui media dal tuo account Instagram.

Pubblicazione incrociata di contenuti tra pagine diverse

Per cross-posting di contenuti simili su più canali di social media si intende la condivisione di contenuti su più canali. È una tattica molto efficace per i social manager, non solo perché consente di risparmiare tempo, ma anche perché aiuta a semplificare la strategia di pubblicazione, dà la possibilità di riproporre i contenuti per più piattaforme e garantisce che i canali sociali siano sempre aggiornati.

Con Make, puoi trasferire le informazioni tra le pagine dei social media attraverso flussi di lavoro automatici. Ogni volta che carichi una nuova foto su Instagram, Make la pubblicherà automaticamente su un account Twitter selezionato.

Utilizza questo template per creare automaticamente un contenuto su Instagram e inviarlo a Twitter in poco tempo.

Presenta i tuoi nuovi prodotti sui social media

Utilizza un approccio creativo per pubblicizzare i tuoi nuovi prodotti, che dimostri quanto conosci bene i tuoi clienti e cosa pensano del tuo marchio. Puoi utilizzare video e immagini per raccontare la tua storia in modo semplice.

La nostra produttività aumenta in modo esponenziale quando collaboriamo ai flussi di lavoro degli altri come parti di un progetto più ampio, dedicando meno tempo a svolgere compiti noiosi.

Utilizza questo template per inviare automaticamente un tweet su Twitter sul nuovo prodotto con un’immagine allegata quando un nuovo prodotto viene aggiunto a Shopify.

Aumenta in automatico l’engagement dei tuoi clienti su Instagram.

Il monitoraggio dei commenti è un ottimo modo per interagire con prospect e clienti. Con Make puoi automatizzare molte attività di engagement in modo da non doverle fare manualmente. Sia che tu stia cercando un feedback, sia che stia seguendo le vendite online, sia che stia facendo pubblicità a potenziali clienti, Make può gestire tutto.

Se hai un account Instagram abbastanza attivo, riceverai notifiche su tutto: like, follow e commenti. È relativamente facile che i commenti si perdano in un mare di notifiche.

Potresti prendere in considerazione l’idea di chiedere ai tuoi utenti esistenti un feedback, in modo da sapere cosa pensano del vostro prodotto/servizio.

Utilizza questo template per aggiungere automaticamente i nuovi commenti di Instagram a un foglio di Google e rispondere automaticamente se contengono parole chiave specifiche.

Pianifica e programma i contenuti sui social media.

Prima o poi dovrai impostare un programma di pubblicazione per rimanere organizzato e creare contenuti in anticipo per tutte le tue prossime campagne di social media marketing.

Puoi programmare i contenuti per tutti i vostri social network con PostPickr, ma anche  automatizzare il processo di pubblicazione, rivedere i post e programmare nuovi contenuti in pochi click grazie a Make.

Utilizza questo template per recuperare automaticamente i record dei social media da Airtable, aggiungerli a Buffer e inviare notifiche su Slack.

Rispondi in automatico a domande con l’intelligenza artificiale

Scopri la potenza di OpenAI e GPT-3 nell’automatizzare la tua messaggistica con ChatGPT. Un esempio di scenario di Make un po’ più complesso degli altri che può riservare moltissime soddisfazioni.

Con questo template semplice e intuitivo, ora puoi rispondere ai messaggi in modo automatico e senza sforzo, risparmiando tempo e fatica.

L’intelligenza artificiale di GPT scrive al posto tuo in base ai tuoi prompt.

Porta l’automazione della messaggistica a un livello superiore con ChatGPT e Make. I modelli personalizzati sono progettati per aiutarti a personalizzare e ottimizzare completamente i tuoi flussi di lavoro di messaggistica. Se stai cercando di ottimizzare l’assistenza clienti, aumentare la produttività o semplicemente risparmiare tempo, i modelli per OpenAI e ChatGPT ti potranno aiutare.

Utilizza questo template per sperimentare l’intelligenza artificiale applicata ai testi.

Traduci automaticamente i nuovi messaggi di Telegram con DeepL

Ogni volta che viene pubblicato un nuovo messaggio in Telegram, Make lo tradurrà automaticamente nella lingua desiderata utilizzando DeepL. Il testo tradotto sarà poi inviato a un canale Telegram a tua scelta.

Utilizza questo template per tradurre nuovi messaggi Telegram e mandarli in un altro canale Telegram già tradotti.

Invia messaggi Gmail per i nuovi contatti di LiveWebinar

Ogni volta che viene creato un nuovo lead in LiveWebinar, Make invierà automaticamente un’e-mail via Gmail. funzione molto utile per fare follow up dei contatti e preparare ad una vendita successiva.

Utilizza questo template per mantenere coinvolti gli iscritti ai tuoi webinar

Aggiungi informazioni sui nuovi widget Miro a un foglio di calcolo di Google Sheets

Ogni volta che viene creato un nuovo widget in Miro, Make lo aggiunge automaticamente a una nuova riga di un foglio di calcolo di Google Sheets.

Utilizza questo template per automatizzare Miro.

Lancia automazioni di  Phantombuster direttamente da Airtable

La tabella Airtable deve includere un campo di tipo “Ora ultima modifica”. Si consiglia di impostarlo in modo che cambi quando viene aggiornato un campo specifico (un trigger, che può essere chiamato ‘Launch phantom’ e può essere di tipo ‘Checkbox’, ad esempio).

Utilizza questo template per lanciare automaticamente un phantom Phantombuster quando un record di Airtable viene modificato. Il record di Airtable verrà aggiornato con l’ID del contenitore del phantom, in modo da poter trovare questo record e aggiungervi i dati dei risultati utilizzando questo scenario.

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